چند شناسه، چند نقش متفاوت
یک نام مدل می‌تواند در چند نوبت تولید تکرار شود؛ برای پیگیری، اطلاعات مربوط به همان محصول تحویلی هم اهمیت دارد. سازمان غذا و داروی آمریکا (FDA) در معرفی نظام UDI آمریکا، شناسه مدل را از اطلاعات متغیر مانند لات، سریال، تولید و انقضا جدا می‌کند. این مثال، اصطلاحات را روشن می‌کند و الزام داشتن UDI برای کالاهای ویترین در ایران را ثابت نمی‌کند.
پیش از ثبت اعداد، عنوان کنار هر کدام را بخوانید. کدی که به عنوان لات آمده را در خانه مدل ننویسید و سریال را تاریخ فرض نکنید. اگر عنوان ناخواناست، از تأمین‌کننده تصویر واضح و توضیح همان برچسب را بخواهید. الگویی که عنوان و مقدار را کنار هم نگه می‌دارد، از یک رشته اعداد بدون توضیح مفیدتر است.
لات و سریال را با نام تجاری یکی نکنیم
برای پرونده داخلی، اطلاعات ثابت معرفی محصول را از شناسه‌های روی نمونه جدا نگه دارید. نام سازنده و نام گزینه به یافتن خانواده کمک می‌کند؛ لات یا سریال درج‌شده، برای مشخص کردن دامنه یک پرسش بعدی مفید است. نبود یک شناسه را هم ثبت کنید؛ از شماره روی عکس اینترنتی برای کامل کردن پرونده خود استفاده نکنید.
هنگام مکاتبه، بهتر است همان حروف و اعداد را با حفظ ترتیب و خط تیره منتقل کنید. می‌توانید عکس برچسب را هم نگه دارید تا اشتباه تایپی قابل بررسی باشد. ترجمه نام فیلد اشکالی ندارد، اما تبدیل یا کوتاه کردن مقدار شناسه، ممکن است امکان تطبیق دقیق پاسخ با کالای مورد پرسش را از بین ببرد.
تاریخ‌ها را با قالبشان ثبت کنید
تاریخ تولید و تاریخ انقضا را در دو خانه مجزا بنویسید و شکل اصلی چاپ را حفظ کنید. اگر ترتیب روز و ماه مشخص نیست یا فقط ماه و سال دیده می‌شود، تفسیر را از مرجع محصول بخواهید. لازم نیست برای مرتب شدن جدول، تاریخی دقیق‌تر از چیزی که روی برچسب آمده بسازید یا خودتان بازه‌ای را تمدید کنید.
در پرونده می‌توانید کنار متن اصلی، توضیح تأییدشده دریافت‌شده را ثبت کنید و مرجع آن را بنویسید. این شیوه اجازه می‌دهد بعداً تفاوت میان نوشته برچسب و برداشت شما مشخص باشد. تاریخ یک تصویر تبلیغاتی هم مربوط به کالای شما نیست؛ برای تصمیم درباره نمونه واقعی، برچسب و دستور همان نمونه باید بررسی شود.
رهگیری یعنی پاسخ بعدی قابل تطبیق باشد
یک پرونده مختصر می‌تواند شامل نام محصول، تصویر برچسب، شناسه‌های درج‌شده، تاریخ دریافت و مرجع پاسخ‌گو باشد. هدف گردآوری اطلاعات بیشتر از نیاز نیست؛ هدف این است که وقتی درباره یک مغایرت یا اطلاعیه سؤال دارید، روشن باشد مکاتبه دقیقاً به کدام محصول مربوط می‌شود. پرونده را بدون اطلاعات شخصی بیمار نگه دارید.
این ثبت‌ها اصالت، کیفیت یا مناسب بودن بالینی را به تنهایی اثبات نمی‌کنند. آن‌ها امکان تطبیق را بهتر می‌کنند تا ادعا یا پاسخ مربوط به محصول دیگری وارد تصمیم نشود. اگر اطلاعیه‌ای دریافت کردید، تطبیق نام و شناسه را به مرجع مسئول بسپارید و پاسخ مکتوب بخواهید؛ شباهت بخشی از یک کد، برای نتیجه‌گیری درباره دامنه اطلاعیه کافی نیست.